Türkçedeki "Ş" harfini seviyorum.
Hem Kulağa gelişi hoş, hem de içinde bulunduğu her kelimeye "karşılıklı olma", "birliktelik" anlamı katıyor. Dikkat ederseniz tekil yapamayacağınız, karşılıklı duygular ile yürüyebilecek hemen her kelimenin içinde "Ş" harfi oluyor; aşk, kardeşlik, arkadaş, sevişme, görüşme, öpüşme, konuşma, dayanışma, yapışma, kesişme, uyuşma, birleşme gibi...
Bugünkü konumuz ise elbette dilbilgisi değil. İçinde "Ş" harfi içeren bir başka güzel kelime; "iletişim".
Meslek hayatımda 12 profesyonel yılı geride bıraktım. Eğer çalışma hayatı, yöneticilik, iş dünyası vb. konularda eğitim veriyor olsam ve bana en kritik önemdeki yetkinliği sorsalar açık ara iletişim derim. Bu o kadar hayati önemde ki, size rahatlıkla iş hayatınızı cennete ya da cehenneme çevirebilmesi garanti olan tek yetkinlik olduğunu söyleyebilirim.
İletişim çok boyutlu ve karmaşık bir süreç. Kiminin bu konuda doğuştan bir yeteneği var, kimi ise benim gibi özürlü. Şanslı bir azınlık ise Allah vergisi bir güzellik ya da cana yakınlık ile maça baştan çok önde başlayabiliyor.
Böyle tanrı vergisi bir nimete sahip değilseniz ve hatta bu konuda özür sahibi iseniz az sonra değerlendireceğimiz konular size hitap ediyor olabilir.
Çağımızın bilir kişisi "Google amca"ya sorunca iletişim tanımı şöyle geliyor:
- Kişiler arasında, duygu, düşünce, bilgi, haber alışverişi, duygu, düşünce, bilgi ve haberlerin, akla gelebilecek her türlü biçim ve yolla kişiden kişiye karşılıklı olarak aktarılması.
- Kişilerin birbirlerini anlaması
Vikipedia ise;
"İletişim, iletilmek istenen bilginin hem gönderici hem de alıcı tarafından anlaşıldığı ortamda, bilginin bir göndericiden bir alıcıya aktarılma sürecidir. Organizmaların çeşitli yöntemlerle bilgi alışverişi yapmalarına olanak tanıyan bir süreçtir. İletişim tüm tarafların, üzerinden bilgi alışverişi yapılacak ortak bir dili anlamalarına ihtiyaç duyar."
şeklinde tanımlıyor. Demek ki bize bir alıcı bir de gönderici lazım ve bu ikisi arasında önce bir "ortam" sonra da bir "ortak dil" gerekiyor.
Ortam konusu önemli, zira aynı şeyi, aynı insana, farklı iki zamanda ve mekanda söyleyerek birbirine taban tabana zıt sonuçlar elde edebilirsiniz. Aynı dili konuşmak ise iletişim konusunda belki de en "sağlayamadığımız" şey. Patron ayrı bir dili, çalışan ayrı bir dili kullanıyor. Mavi yakanın dili ile beyaz yakanın dili arasında, ya da, genç personeliniz ile yaşlı personelinizin dili arasında farklar var. Bakmayın siz hepsinin Türkçe konuşuyor gibi gözüktüklerine, farklı dilleri olduğunu anlamanız, iyi iletişim kurmak ve bu konuda başarılı olmak için ilk öğrenmeniz gereken şeydir.
Buraya kadar ki kısmın çoğunu basit bir internet aramasında bulabilirsiniz. Fazladan birkaç saniyeniz daha varsa, "iletişimin 10 kuralı" , "Başarılı iletişimin yolları" gibi tıklanma amacı ile oluşturulmuş içi boş içeriklere de bol miktarda ulaşabilirsiniz. Bu blogdaki yazıların asıl farkı ise yazının bundan sonraki kısmında;
Biz her zamanki gibi, "İyi ama nasıl" diye soracağız. Hatta daha da küstahlaşarak "neden" iyi iletişim yapmak zorundayım ki, alem beni anlasın diyeceğiz.
Daha 3-4 aylıkken sözsüz olanına, yaklaşık 2 yaşlarında da sözlü olanına başladığımız iletişim çalışmalarında neden kimi daha iyi, kimi daha kötü oluyor? Buna etken olan; aile, karakter, çevre, eğitim seviyesi gibi unsurlardan hangileri daha etkili? Bu konuda "etkili" olmanın temel prensipleri diye birşey var mıdır?" gibi bir sürü lüzumsuz soruya da cevap arayacağız.
Önce neden sorusuna yanıtla başlayalım; iyi iletişim kurmayı öğrenmek zorundasınız çünkü bunu öğrenmek zorunda olmayacağınız ancak iki durum olabilir:
a) Münzevi hayatı yaşıyor, sosyalleşmiyorsunuzdur ve kısıtlı iletişim size yetiyor da artıyordur
b) O kadar paranız vardır ki, dünyanın geri kalanı sizinle iletişim kurmaya çalışıyordur
Genç arkadaşların bunu daha rahat içselleştirmesi için şöyle diyebiliriz; eğer ben internete hiçbir şekilde bağlanmam diyorsanız wi-fi, Bluetooth, NFC, mobil şebekeler gibi iletişim ağlarının hiçbirine bağlanma yeteneği olmayan bir telefon satın alabilirsiniz. Ama böyle bir düşünceniz yoksa bu ortamların hepsinde kesintisiz çalışan ve bağlantı konusunda iyi bir telefon almak istersiniz.
Şimdi ön kabulümüz şu ki; biz iyi iletişim kurmak istiyoruz ve bunun bizim ruh ve beden sağlığımız için çok faydalı olacağına inanıyoruz. Ve dahi, uygun ortam (eşref saati konusu) ve uygun dil seçimi konularını da anladık.
O halde nasıl sorusuna geçebiliriz.
1. Patron her zaman haklıdır, haklı olmadığı durumlarda da birinci kural geçerlidir
Yahu birisi patronlara herşeyin doğrusunu bildiğinizi zannedin, başkalarını dinlermiş gibi yapın ama dinlemeyin, bir de üzerine küstahlık yapın mı dedi, bu o görevin bir parçası mıdır bilmiyorum. Belki bir gün olursam ve aynısını yaparsam size de söylerim ama istisnalar dışında bu tip patron profili benim iletişimde en çok zorlandığım kısmı oluşturuyor. İşleri düzgün yapmadığınız, beceriksizliğiniz gibi bazı ön kabulleri var ise durum daha da zorlaşıyor. Normalde sakin kalır, kanıtlarıyla ve farklı yaklaşımlarla konuları izah etmeye çalışabilirsiniz. "Ben nerede hata yapıyorum, aynı dili konuşamıyor muyum, bende bir anlatım bozukluğu mu var acaba?" diye kendinizden şüphe eder hale de gelebilirsiniz ama, gelmeyin. Köre gördürmek, sağıra duyurmak mümkün değil. Dinlemeyen birisi için ilk iletişim tanımımıza geri dönerseniz alıcı kısmı kapalı demektir. E, alıcı kısmı kapalı ise göndericinin mesajının ne kadar harika olduğunun da bir anlamı kalmaz.
Sakin kalın ve aynı silahla cevap verin. Yani iletişmeyin, yapabiliyorsanız bir uslup bulup konuşun, ikna edin, olmazsa yine de doğru bildiğinizi yapın, o da olmuyorsa ufaktan yol alın.
Rivayet odur ki; bu tip patronlarla iletişimin bir başka iyi yolu da onları korkutmaktır. Yani, riskler ve onun dediğinin yapılması durumunda olabilecekleri biraz süsleyip içine kurt düşürmektir. Rivayettir zira ben hiç yapamadım, ama bunu yapan ve bana da şiddetle tavsiye eden iki dostum var.
2. Doğrunun ne olduğunu bulmak, problemi çözmekten daha fazla zaman alır
İşletmede bir problem olduğunda, iyi bir yönetici konunun tüm boyutlarını anlamaya çalışır. Ne kadar çok veri o kadar doğru, isabetli karar demektir.
Ama, veri doğruysa...
Aslında kimse tam olarak yalan söylemez, kimi doğruyu biraz büker, kimi bazı kısımlarını örter, kimi saftır ve bambaşka bir şekilde algılar, kimi olayın bileşenleri arasında analitik bağı kuramaz. Hal böyle olunca da, ne kadar çok veri o kadar kafa karışıklığı anlamına gelir. Sinirim gerilir, kibar konuşamamaya başlarım. Bazen tam olarak ne olduğunu anlamanın saatler ve uzun konuşmalar sonucu ancak gerçekleşebildiği çok örneği yaşıyorum sürekli olarak. Yine dönüp kendime soruyorum, ne sıkıntımız var bizim iletişimde diye. Uyanıklık yapmaya çalışan aptallar olmasa sürecin çok daha kısa olacağını görüyorum. Sonra, suçlu aramayan ve sonuç odaklı iletişim kültürünün insanların doğruyu kısmen örtme ve birazcık bükme eğilimini azaltacağını farkediyorum. Ancak zamanla ve güvenle oluyor bu iş. Yapması söylemesi kadar kolay değil ve çok sabır gerektiriyor.
3. Allah aşkına sadede gel kardeşim
İletişimin en önemli kısmını dinleme oluşturuyor belki de ve yapılan araştırmalar gösteriyor ki, insanlar aktif dinleme konusunda çok kötüler. Bu konuda kendini eğitmemiş bir insan, ortalama olarak iletişimin %30'unu anlıyormuş. Yahu bende diyorum bu adamlar neden benim dediğimin tersini yapıyorlar. O halde, ana mesajı, beni dikkatle dinleyip anlamaları daha muhtemel olan ilk %30'luk kısımda doğrudan vereyim ki mesajın etkinliği artsın diye düşünüyorum. O yüzden ben artık çok direk ve doğrudan konu odaklı konuşuyorum. Ön hoş beş muhabbetlerini, hal hatırı, konuşma girizgahını filan büyük ölçüde bıraktım. Faydasını da gördüm. Ancak bunu ısrarla bırakmayan ve iki dakikada özetlenecek şeyin 22 dakikada girizgahını yapan adamlar da var. Bazı insanlarla konuşurken aynı anda kafamdan "yeteeer, ufff, ha gayret" diye geçiriyorum. Bazen kısaltmak için söyleyeceğini tahmin ettiğim şeyleri ben bir çırpıda söyleyerek kendimi dinleme eziyetinden kurtarmaya çalışıyorum. Kısaca, iyi iletişim için önemli noktalardan birisi şudur ki; kısa kesin kardeşim.
Birisi : "İyi konuşma aldığından fazlasını vermelidir" demiş. Ağzına sağlık. Ne alıyor konuşma dinleyenden? Zaman, sabır, moral, sükunet... Bunlardan fazlasını vermeli o halde.
4. Fikir sahibi olmadan önce, bilgi sahibi olun.
Cehaletle cesaret doğru orantılıdır. Az bilenler, her zaman, çok bilenlerden daha özgüvenli, daha emin ve daha saldırgan konuşur. Bunun temeli ile ilgili daha önce yazmıştık. Bazen ne söylediği ile ilgili hiçbir "gerçek" bilgisi olmadığı halde bu işin gurusuymuş gibi ahkam kesen insanlarla da karşılaşıyorsunuz ve bunlar, benim en zor iletişim kurduklarımın başında geliyorlar. Sarhoş ayılır ama cahil ayılmaz demişler. Bunlara işin doğrusunu anlatmakla harcanacak zamana yazık, yazık ama, bu tip adamlar sizin işinizde etki sahibi olabilecek bir yerdeyse bir şekilde onlarla birlikte ve onlara rağmen de işinizi yürütmeniz gerekiyor. Öyle ki, bazen yapmak istediğiniz bir değişikliği başarmak, bu konuda insanların taassup, alışkanlık ve cehaletlerine karşı kazanılmış bir zafer olmak zorunda kalıyor.*
Bu durumda iş, iletişimden çok, kararlılık, sebat, ısrar, azim gibi yetkinliklerinizin elinde şekillenecektir. Ya sabır deyip devam edin.
5. Akvaryumdaki balığa hava devir-daim motorunun çalışma prensibini anlatmayın
İletişimde zaman, üslup vb. önemli unsurların yanısıra, kime ne kadar bilgi verileceği konusunun tahsisi de önem taşır. O bilgiyi almaya henüz hazır olmayan ya da konumu, bilgisi, karakteri gibi nedenlerle almaması gereken biri ile iletişmek de farklı türde sakıncalara neden olacaktır. Bazı Amerikan casus filmlerinde "bu bilgi benim maaş seviyemi aşıyor" ifadesini duyabilirsiniz. Sıklıkla karşlılaştığım bir başka husus ise; herkese her detayı vermemek gerekliliğidir. Prensip olarak tüm ekip ile olayın nedenlerini, nasıllarını paylaşmak ve onları işin bir parçası yapmak iyidir ancak bazıları için çok bilgi, çok kafa karışıklığı, lüzumsuz yorum, yanlış anlamalar anlamına gelebilir. Bu tip insanlarla en sağlıklı iletişim kısa, öz ve direkt emir şeklinde olmalıdır. Zaten onlar da bu şeklini daha rahatlatıcı bulur ve o şekilde çalışmaktan keyif alırlar genellikle...
İşte benim için ve muhtemelen başka birçok kişi için iletişim kurulması sıkıntılı olan profiller bunlardır ve ben henüz, sinirlenmeden, kendimi üzmeden ya da istemediğim şekilde sonuçlanmadan sağlıklı bir iletişimi kuracağım iddiasında bulunamıyorum. Ama konunun farkında olduğum ve bu konuda kendimi geliştirmeye gayret gösterdiğim konusunda iddiada bulunabilirim...
Merak ettiğim bir soru daha var. Şimdi ben yukarıda yazdıklarımla bir türlü iletişim kuramamaktan şikayetçiyim, kendimi sorguluyor, öğrenmeye ve kulaklarımı eğitmeye çalışıyorum ya; acaba bu insanlar da aynı şeyleri düşünüyor ve yapıyorlar mı?
Tabi ki hayır!
Yukarıda tanımladıklarımın hepsi kendilerine göre gayet normal şekilde davranmaktadır ve bir eksiklik varsa muhakkak karşı taraftadır. "Ş" harfi olması onları ilgilendirmez.
Karşı tarafta uyandırdığımız duygu durumunun yanısıra, alıcıda kendimizle ilgili de bir algı oluşturuyoruz. Alıcı bizden korkacak mı, bize acıyacak mı, saygı duyacak mı tüm bunlara karar veriyor. Yine iletişim sonrası tepkisini bu algı paketinin çözümlenmesine göre şekillendiriyor.
O halde iletişim kurarken, ağzımızdan çıkan ve teknik olarak ileteceğimiz konuyu anlatan kelimelerden çok daha fazlası var ve benim özellikle özürlü olduğum yukarıdaki gibi zorlu iletişim problemlerinin çözümü de burada yatıyor.
Örneğin; sağlıklı iletişim kurulması neredeyse imkansız görünen bir patronu ele alalım. Örnek bu ya, teşbihte hata olmaz, bizim patron kendini beğenmiş, kibirli ve geçmiş tecrübelerinin, bilmesi gereken herşeyi kendisine öğrettiğinden kati şakilde emin birisi olsun. Biz de ona birşey anlatmak, hesap vermek ya da ikna etmek niyetinde olan bir garip çalışanız.
Sıkı durun, iletişimin ilk ve en önemli kuralı geliyor;
İletişim çabanız mutlaka karşı alıcının dikkatini çekmek ile başlamalıdır. Öyle bir girizgah gerek ki alıcının kulakları bilgi girişi için açılsın. Ama dikkat edin; "Naber lan patron" derseniz de alıcı dikkat kesilir ama sonuç pek hoş olmayabilir. Örneğimizdeki gibi bir patron kendisine övgü ya da saygı ifadeleri ile başlanmasından hoşlanıyor olabilir. Girizgah baştan yanlış başlarsa zaten dinlemeye pek meyilli olmayan alıcıyı baştan kaybettik demektir.
Sonrasında, mesajı iletirken karşı tarafı doğru tavına getirmek yani onda doğru duygu durumunu oluşturmak geliyor. Örnekteki gibi bir patron ilettiğiniz konudan kendi eksikliği ya da yanlışı ile ilgili bir mesaj almaktan hoşlanmayacaktır. Zira kendisi yarı tanrı olduğundan, zaten böyle birşey çok saçmadır ve kıymetli vaktini saçma birşey dinlemekle harcamayacaktır. Elbette mütala ederek ve mizahi olarak anlatıyoruz ama, kimse mesajda bu tip bir alt anlam olmasını istemez.
Son olarak mesajı verirken kendimizle ilgili oluşturduğumuz algıya da dikkat edeceğiz. Mesajın belli bir özgüvenle iletilmesi önemlidir ama bunu yapabilmeniz için, öncelikle kendi içinizde emin ve konuyla ilgili tam bilgili olmak şarttır. Yarım yamalak bilgiler ve güvensiz tavırlarla etkili bir iletişim olmayacaktır. Ancak örneğimizdeki patron, yarıtanrı olması sebebiyle, aşırı özgüvenli, karşısında ezilip büzülmeyen bir adamdan da haz etmeyebilir.
Bir de sinirlerinize hakim olup, defalarca baştan başlamayı becerebiliyorsanız bu örnekteki adamla bile iletişim kurabilirsiniz. Gördüğünüz gibi gayet kolay.
Bu konuda yazdıkça neden kendimin pek başarılı olmadığını da daha net görüyorum. Böyle konularda akademik bilgiler yazmak, atmak tutmak, -meli, -malı cümleleri sıralamak gayet kolaydır. Ama iş uygulamaya geldiğinde ak koyun kara koyun meydana çıkar.
Yazının başlarında bu konuda iyi olmayı etkileyen etmenlerin ne olduğunu da sormuştuk. Çok uzattık ama kısaca onlara değinmeden kapatmayalım:
Bana göre başkalarıyla rahat iletişim kuran ve işlerini daha rahat gören kişilerin bazı temel benzerlikleri var:
* Ahlak : Genel olarak ahlak ve başkalarına saygı sahibi kişiler, bundan yoksun küstah ve kibirli kişilere göre daha iyi iletişim kurar
* Zeka : Pratik zekalı, zeki olarak tabir ettiğimiz kişiler yukarıdakileri anlamak, yerine göre kullanmak ve gidişatına göre iletişimin içinde manevra yapmak konusunda daha iyidir.
* Eğitim : Bu eğitimin sizi neye dönüştürdüğü ile alakalıdır; eğitimli bir eşek de olabilirsiniz, eğitimsiz bir gönül dostu da. O nedenle akademik eğitimin iletişim üzerine direk bir etkisi yoktur. Ancak bilgi seviyenizin artması ileteceğiniz mesajları daha etkili iletmenizi, daha fazla sözcük kullanarak konuşmanızı ve teorik olarak çok okuduğunuz için daha akıcı cümleler kurmanızı sağlayabilir.
* Duygusal zeka : Hal ve ahvalden anlama, insanlarla empati kurabilme ve gönüle göre konuşabilme yetenekleri sonradan öğrenilir mi bilmiyorum ama bu konuda iyi olanların en yaygın özellikleridir ve iletişim üzerinde en etkili olanıdır.
* Doğru adresleme : Mesajı kime verdiğiniz ve "aslında" ne söylemeye çalıştığınız mesajın mekanik aslından çok daha önemlidir. İletişimde karşı taraf algınızın doğru olması, mesajın içeriğini ve ulaşacağı gerçek yeri iyi adreslemelisiniz. Düşünmeniz gereken ilk şey mesajın kalbe mi yoksa akla mı adresleneceğidir. İletişim konusunda iyi olanlar genellikle bu ayrımı çok iyi yapmakta ve akla mesajı iletmeden hemen önce kalbe bir uğrayıp onayını almaktadır.
Kitleleri peşinden sürükleyen büyük liderlerin hemen hepsi, etkili iletişim yapabilen ve hitap ettiği kitlenin bir şekilde gönlüne dokunabilen insanlardır. Tarihte bunu iyilik için ya da kötülük için kullanan birçok lider görebilirsiniz. Bazen de liderin böyle bir özelliği olmasa da, yanlarında bulunan ve bu konuda eğitimli uzmanların sürekli yönlendirmesiyle iletişim konusunda iyi sonuçlar alınabilir. Günümüzde hemen hemen her üst düzey siyasinin bu tip uzmanları var, sanatçıların basın danışmanları var, büyük kuruluşların medya sözcüleri var. Çünkü iletişimde doğru metodları kullanmak gerçekten fark yaratır.
Aynı şeyi farklı şekilde söylemenin ne kadar fark yaratabileceğini gösteren iyi bir örnekle konuyu sonlandıralım;
"New York’un Brooklyn Köprüsü’nde dilenen bir kör dilenci varmış. Köprüden gelip geçenlerden biri adamcağıza günlük gelirinin ne kadar olduğunu sormuş. Dilenci iki dolara zar zor ulaştığını söylemiş. Yabancı bunun üzerine kör dilencinin göğsünde taşıdığı ve sakatlığını belirten tabelayı almış, tersini çevirip üzerine bir şeyler yazdıktan sonra dilencinin boyuna asmış ve şöyle demiş: “Tabelaya gelirinizi arttıracak bir şeyler yazdım. Bir hafta sonra uğradığımda sonucu söylersiniz bana”. Dediği gibi bir hafta sonra gelmiş. Kör dilenci:
“Bayım size nasıl teşekkür etsem azdır. Şimdi günde on-on beş kadar topluyorum. Olağanüstü bir şey. Tabelaya ne yazdınız da bu kadar sadaka vermelerini sağladınız?” demiş.
“Çok basit, diye yanıtlamış adam, tabelanızda ‘Doğuştan kör’ yazıyordu, onun yerine ‘Bahar geliyor ama ben göremeyeceğim’ diye yazdım.”**
* : Nüvit Osmay; İnsan Mühendisliği, s.137, Alfa Yayınları
** :http://www.hurriyet.com.tr/21-mart-dunya-siir-gunu-konusmasi-14169535
0 yorum:
Yorum Gönder