Aylardır, öğrenilmiş ve ezberlenmiş bilgileri bir kenara bırakıp kendi ihtiyaç ve özelliklerimize göre bir üretim sistemi planlamak ve uygulamaya sokmak üzerine çalışıyor, yazıyor, çiziyorum. Bu konudaki bilginin başka bir çok konuda olduğu gibi 2 temel yaklaşımı var.
İlki, sistemin tamamını düşündüğünüz, kilit sistem organlarını ve bunların birbiri ile ilişkilerini tasarladığınız bütünsel yaklaşım. Bir nevi sistemin iskeleti. Bunlar tasarlanırken veriler anlamlı olsun, değer akışına göre neyin neyi etkilediği netleşsin diye uğraşıyorum. İşlevsel bir üretim veri sistemi olsun, takibi görsel ve kolay, verilerin hizmet ettiği alanlar açık olsun da istiyorum.
Yazması kolay ama tasarlaması ve işler hale konması o kadar kolay değil. Çünkü tanrısal bir doğrulukla iskeleti oluştursanız bile işin ikinci kısmı yani veri akışını, arşivlemeyi, analizi sağlayacak detay tasarımı oldukça karmaşık. Öncelikle sistem yalın olsun, sade olsun ve bürakrasiden uzak bir yapı sergilesin istiyoruz ancak aynı zamanda her şeyin kayıt altına alınması ve insan kaynaklı hataların engellenmesi için bazı çapraz sorgu ve onay proseslerinin tanımlanması gerekli.
Konuya biraz açıklık getirmek için yaşanmış bir örnek üzerinden anlatayım. Varsayın ki büyümekte ve yatırım yapmakta olan bir işletmesiniz ve yeni tezgahlar satın aldınız. Bunların önce uygunluğunun kontrolü, kurulması ve çalışır hale getirilmesi gerekli. Sonra o tezgahlarla üretim yapacak, müşterilerinize gönderecek ve kar edeceksiniz. Yalın bir düşünce tarzı ile amacımız bu işlemlerin gereksiz döküman işi olmadan ve hızlıca tamamlanabilmesi. Bir üretimcinin odak noktası tezgahın istediği özelliklerde olması ve yerine konup bir an önce çalışır hale gelmesidir ve iş sadece onlara bırakılırsa aynen dediğim sırada çok kısa zamanda çalışır tezgahlarınız olur. Ancak tezgahın sadece üretim yapabilir olması aslında yeterli değildir. Kalite bölümünüz yetenek testleri isteyecek ve aynı zamanda yeterli kalitede iş çıkarma garantisi arayacaktır. Bakım bölümünüz elektronik, hidrolik, pnömatik sistemleri bilmek, yedek parçalara bakmak ve servis işlerini halletmek isteyecektir. İş güvenliği bölümü tezgahın risk teşkil edip etmediğini, operatör güvenlik risklerini bilmek isteyecektir. İşletmenizin büyüklüğüne göre buna teknik departmanların isteklerini, aparatları, kontrol mastarlarını, takımları vs. eklerseniz sadece bir tezgahın uygunluğu için elinizde 20 kişinin gözden geçirdiği en az 5 müdürün imzasının gerekli olduğu ve takibi başlı başına bir iş olan bir "Yeni ekipman devreye alma formu"nuz olur. Bunu çok kapsamlı tutmak herhangi bir kontrolün atlanmasını engelleyecek ama işi çok uzatacaktır. Kısa ve üstün körü olması ise sade ve hızlı yapacak ancak operasyonel risk doğuracaktır.
Tezgah gibi büyük bir yatırım için kapsamlı bir kontrol formu iyidir. Ancak üretim sisteminiz size tüm yeni alınan "şeyler" için benzer işlemi dayattığında ve 1 yılda takip etmeniz gereken 100-200 form olduğunda astar yüzden pahalı olmaya başlar.
Bu konularda büyük firmalarda yaratılmış prosedürler vardır ve maalesef çoğu firma işlerin boyutuna göre basit ve komple olarak iki form yaratmak yerine her değişim/yenileme için aynı prosedürü işletmeye kalkar. Aksi halde birinin neyin büyük neyin küçük olduğuna karar vermesi gerekecektir çünkü. Hal böyle olunca da asıl amacı hataları ve gereksiz masrafı engellemek olan form; ya hızlıca masa başında doldurulur ve denetimden denetime bakılır ya da ilgili elemanları iş yüküne boğarak kendi bir gereksiz masraf olur.
Dikkat ederseniz yukarıdaki bir dünya yazıyı üretim sisteminin içindeki tek bir form için yazdık. Komple sistemi düşündüğünüzde ne kadar kapsamlı bir işten bahsettiğimizi anlayabilirsiniz sanırım. İskeleti tasarlamaktan sonraki adım olan bu iş akış detaylarının tasarımı ve gözden geçirilmesi operasyonel verimliliğin, yani operatörler harici çalışanların (bilgi ve hizmet işçileri) verimliliğinin arttırılmasının tek yoludur.
Genelde işletmeler iki yanlış uçta tercih kullanır. Kimi katı bir prosedür yaklaşımı ile esnemeden gereksiz iş yükü yaratır, kimi ise bunları birer denetimden geçme dökümanı olarak görerek sadece gerektiği an, yalandan doldurarak tümden inkar eder.
Neden peki?
Çünkü tek tek bu süreçleri ve akışları gözden geçirmek ve düzenlemek çok kapsamlı bir iştir ve yapımı iki şey gerektirir; prosedürlerin dışına çıkma cesaretine sahip, formun asıl amacını gözden kaçırmadan, amaca uygun birkaç versiyon yaratabilecek ve arkasında durabilecek bir yönetim kadrosu ve "gerçekten yalın" düşünen, "amaç" odaklı bir kurum kültürü.
Biz nasıl seri üretimi verimli hale getirmek için tek tek operasyonları inceledik, gereksiz işleri eledik, ergonomik ve sade hale getirdikse aynı çalışma bilgi ve hizmet işçilerinin döküman ve kontrol odaklı işlerinde de yapılmalı ve buradaki büyük emek kaybı gözden kaçırılmamalıdır.
Anlamsız grafikler, bizi sonuca götürmeyen veriler ve uygulanması anlamsız olsa da ısrarla diretilen birçok uygulamayı sonlandıracak ve yeniden yapılandıracak cesareti bulmak zorundayız.
Netice-i kelam; üretim ve kalite sistemleri konusunda "Yalın felsefenin" yalın kısmını korumak ve riskleri en aza indirerek herşeyi kayıt altına almaya çalışmak birbiriyle çatışan iki farklı iş olur bazen. Bu durumlarda esnek düşünmek ve ana amacın bir form oluşturmak değil en az kayıpla kaliteli üretim yapmak olduğunu unutmamak gerekir.
İşe en basit yerden, her bir formdaki imza ve onayların gerekliliklerini sorgulayarak başlayabilirsiniz. Formun kendisi değil amacı içselleştirildiğinde kontrol için gerekecek çapraz sorgular ve onaylar kendiliğinden gereksiz olacaktır. Bu sadeleştirme ama yine de hedeften çıkarmama konularında birçok fikrim ve icadım var kendimce. Ama dünyanın en mükemmel sistemini kursam da yine de kimseye pek faydası olmaz. Çünkü her işletme kendi eşsiz insan kaynakları bileşimine ve kültür değerlerine sahiptir. Birine biçilen don, diğerine uymaz.
Ama zaten anlattıklarımızın amacı da bu değil mi? Kimsenin sizin için, firmanıza göre bir çözüm bulmasını beklemenize gerek yok. Bekleseniz de olmayacak zaten. Amaç belli, araç mevcutsa hedefe ulaşmamak için bir sebep olmaması gerekiyor. Amacı gözden kaçırmayın ve doğru araçları seçin. Hepsi bu!...
0 yorum:
Yorum Gönder